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          經濟新常態下企業合同管理信息化正當其時

          謝古今 東華軟件股份公司

          新常態下的企業競爭特點

          中國30多年的經濟高速發展,濃縮了許多國家50年甚至上100年的歷程,企業的發展變化之快,確實是非常罕見的。在改革開放之初,企業的發展更多的是看老板的膽識,因為大多數領域都是競爭的空白領域。這種情況下,一個英明的老板,領著一批人,創立一個企業,發展的也順風順水,于是乎,企業也就成為了老板特質的外化,帶上了創始人深刻的個人烙印,看起來這種情況很好,似乎企業有良好的核心,有發展的前景,有廣闊的市場。不過好景不長,進入21世紀以來,信息技術革命推動了世界經濟發展,導致社會生活的方方面面都發生了變革。幾乎在一夜之間,人們發現,那些習以為常東西好像變了。原來的模式似乎完全不靈了:老板力挽狂瀾獨斷乾坤的局面似乎越來越少,做決策需要的信息量越來越大、做出的決策的有效期越來越短;員工的離職率居高不下,90后的新員工似乎越來越不像以前的員工那樣對老板的指示言聽計從、服服帖帖,稍有不滿,閃電離職;以前從來沒有聽說的公司、行業層出不窮。智能手機、微信成了不可或缺的工具。終于,我們意識到,信息化社會已經來臨,隨之而來的是決策的民主化、市場的高不確定性、工作、生活與社交的社區化,其中最重要的就是信息的交流溝通變得不可或缺。可以這么說,沒有信息化作為推手,社會的變遷不會如此之快。

          整體經濟形勢目前已經呈現出與原來高速增長時不同的局面。突出表現為房地產、金融等領域突飛猛進,吸引大量的資本,獲得最大份額利潤;電子商務、互聯網領域則呈現相對其他領域一片繁榮的景象;大量實體企業則面臨產能過剩,發展緩慢;大量中小微企業由于成本居高不下,紛紛關閉;整體的經濟增長速度已經明顯下降。

          經濟增長的速度從來就不可能一直高速,而波動性才是經濟運行的本質規律。新常態背景之下的企業競爭,已經出現如下局面:質量型差異型競爭逐步取代數量型價格型競爭;對信息技術的把握和深入使用已經是行業領先企業的基本能力;適應人才的快速流動和人才的快速培養是企業主導競爭的核心能力;對資本的最大限度使用是持續領先的后盾。主動適應變化,是企業在競爭中贏得主動權的關鍵之舉。充分的發掘信息化的力量,并把其作為最重要的生產力,貫徹到企業的各領域與環節之中是一種積極應對方式,一定會產生長遠的效益。

          重新認識合同

          市場經濟下,合同是企業之間的經濟利益關系的約定,規定了簽約方的權利與義務。也可以說,合同就是企業之間訂立的法律,約束著各方的行為。目前,國內的法治、質量意識日漸提升,對合同的重視程度也隨之增強,以往雖然簽訂合同,但并不打算嚴格執行的想法日趨沒落。這種形勢,對簽約各方都是一個非常好的氛圍。

          圍繞著對合同的理解不同,企業對其的作用發揮和審視合同的角度,可以有不同的看法,進而導致不同的管理方式。當前背景下,常見的延伸理解有如下幾種:

          l  合同是企業的建設藍圖

          企業的創立就是為了完成一定的目標愿景并實現盈利,圍繞這個目標愿景,企業必然會分解自身的戰略目標,明確到特定的經營領域,落實到具體的事項,而這些事項無非就是內部執行或者外部執行,一旦牽涉到外部執行,合同就變為一個明確外部執行的最佳形式。無論是采購還是銷售,從企業目標而言,都是為了使企業的運作更加接近設定的目標愿景,說合同是企業的建設藍圖是恰如其分的。

          l  合同是企業運作的儀表盤

          存活的企業都不是靜止的,而是在不斷的處理事務、發生交易。與其他企業之間的交易主要也是體現在合同的執行上面。新的合同不斷產生,舊的合同不斷的履行、終結。當然,其中不可避免的出現合同的變更、解除、甚至出現糾紛。所有這些,正是企業在運行的正常表現。經營者、管理者通過對這些合同運行的逐一了解、分析,可以相當準確的知道企業當前運行的情況,通過這些了解,可以及時的調整不同合同的執行策略,為企業的整體經營目標服務。從這個意義來說,合同是為企業決策者強化洞察力的儀表盤是毫不為過的。

          l  合同是企業資金流動的載體

          人們常說,合同是企業的錢袋子,管好合同就是管好企業的錢袋子。確實,企業與企業之間的經濟關系主要是合同關系,合同明確了簽約方的經濟利益,并且指明了獲取的方式和義務,圍繞合同約定,簽約方應當及時的履行義務,獲取經濟利益。對大多數企業而言,資金的流動都是圍繞合同進行的。經營管理者從合同資金的流動來獲得對企業資金的控制,對企業的經營目標實現產生直接的影響力。

          l  合同是理順業務的抓手

          合同歸根結底是為支持企業的特定業務簽訂的,合同與業務的密不可分,就決定也可以把合同作為一個推動業務管理的抓手。以合同業務為核心,可以從人力資源、財務控制、項目管理、風險控制、績效評估等各個方面進行集成管理,達到合同成功履行則業務成功實現的目的。無形之中,合同就起到了一個牽引業務前行的抓手作用,并且經營管理者、業務人員都感覺不到有什么不自然。

          l  合同是組織延伸的橋梁

          企業間簽訂合同總是為了完成合同目標,圍繞合同,簽約各方的相關員工形成一個工作團隊,各自按照約定進行既獨立又相關的工作,最終來達成合同目的。合同的履行過程是一個聯合項目團隊一起完成合同目標的過程。一般而言,企業的管理總是對內的,其效力也局限于組織之內。合同的這種連接性,突破了組織的邊界,順理成章的把不同的組織、不同的人連結在一起。

          在經濟新常態下,企業對合同的關注表現出了與以往不同之處:原來對合同的履行時間不是特別嚴格要求轉化為更加關注時效性。原來對合同風險的比較容忍轉化為非常關注。合同就是在日趨嚴酷的競爭中,逐步發揮其內涵的作用。同時也把其貫穿組織內外的功能顯露無遺。

          管理信息化的再認識

          管理,是指管理主體組織并利用其各個要素(人、財、物、信息和時空),借助管理手段,完成該組織目標的過程。通常管理活動包含五個關鍵活動:計劃、組織、指揮、協調、控制。不管我們如何組合各種要素和各種活動,其核心是如何實現組織目標,但實現目標的方法有快有慢,而企業競爭之中,慢的實現可能就是導致企業的虧損甚至倒閉。管理的本質體現就是如何有效率的完成目標。圍繞管理的本質,做出管理的改進和提升才有實質性的意義。

          企業的競爭以往我們多說是人才的競爭、資本的價值,實質還是信息資源管理的競爭。企業所有資源的配置與使用,首先要形成信息資源,然后由各級管理者進行處理,再形成使用決策,最后投入使用。這個過程中間流通和交換的是信息。決策者對這些信息的洞察力和如何使用,決定了企業經營管理的水平,最終也決定了企業的成敗。

          那么,我們經常講的信息化究竟是什么?信息化是充分利用信息技術,開發利用信息資源,促進信息交流和知識共享,提高經濟增長質量,推動經濟社會發展轉型的歷史進程。信息化代表了一種信息技術被高度應用,信息資源被高度共享,從而使得人的智能潛力以及社會物質資源潛力被充分發揮,個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態。同時信息化也是IT產業發展與IT在社會經濟各部門擴散的基礎之上的,不斷運用IT改造傳統的經濟、社會結構從而通往如前所述的理想狀態的一段持續的過程。從這個概念,我們可以看出,信息化是一種狀態也是一個過程。當我們說某種對象信息化的時候,也是如此。具體到管理信息化而言,那就是管理要素信息化、管理活動信息化的一個過程。

          管理信息化的具體過程

          管理信息化的過程是一個動態發展的過程,一方面與管理的水平有關,另一方面與信息技術的水平有關,在當前的情況下,管理信息化的過程可以歸結為如下步驟:

          管理制度化:在對組織擁有的要素進行管理時,必然涉及到分工、合作、分配等與人打交道的過程,而人的因素是易變的,為了有穩定的預期結果,就涉及到把規律性的工作過程明確下來,方便遵循,也就是定義工作的規則,而不完全靠人的自然發揮。

          制度流程化:在管理制度確立之后,需要把管理制度落實到實際的執行中,這是制度轉換為流程的過程,把相應的工作分解為可以獨立的工作項,這些工作項有明確的依存關系,也具有明確的規則。

          流程表單化:在工作項的表達時,需要進行更加顯式的表達,盡可能把工作項的表達分解為互相獨立的描述,并且該描述可以盡可能的數量化、歸類化、引述化,方便后續的處理。

          表單信息化:在管理工作已經落實到表單的基礎上,充分借鑒信息技術,實現對表單的存儲、關聯、計算、統計。

          信息智能化:在數據存儲技術實現海量化后,對數據的處理相應的產生了大數據處理、人工智能等方面的需求。這也是管理信息化最有價值和最吸引人之處。借助信息智能處理,人類將實現前所未有的解放。智能信息處理能夠充分發揮計算機的存儲能力和人工智能的自學習能力,輔助人類完成管理中易錯、易遺忘的環節,主動提出風險點及對應解決方案。到這個階段也是人類知識傳承與信息化緊密結合的階段,管理的效能也將得到更大的發揮。

          管理信息化的過程是非常吻合管理的本質的一個過程,前面所述的五個步驟,無一不是對管理的分解、細化、量化的過程,這些舉措也是管理本身提高效率的一個過程。在這些過程之中,貫穿始終的還是信息化思維與管理創新的結合。核心點是要注意信息處理技術的可復用、可計算、可控制。比如在合同履行中,約定了貨物的交付時間。當僅僅是紙面記錄時,如果合同經辦人員有事疏忽遺忘,容易導致違約。而采用信息化處理時,可以設定規則,在執行前的時間先進行提醒。當到期仍然沒有執行時,可以預警升級,提醒更多的人知道。通過這樣的信息技術手段處理,保證履行的及時性。

          借助合同管理信息化來提升管理效能

          依據管理的目的和事項,企業的合同管理分為合同事務管理和合同運營管理。合同事務管理主要管理合同本身的起草、審查、批準、簽訂、履行、終結以及合同異常處理等事項,可以稱之為合同全生命周期管理。合同運營管理的范疇就上升一個層級,它是把合同作為一個業務管理單元來進行處理,關注的是合同與企業的經營戰略、資金管控、運營風險、制度流程的關系和影響。

          在合同事務管理層面,采用信息化手段來管理的好處是顯而易見的:通過對合同全生命周期管理的有效分析,可以將合同管理的各個階段和各個環節有效分解,明確管理目標和管理的內容,并且將管理職責落實到崗位。每個環節可以電子信息化的均明確信息化。這樣一來,困擾廣大實務工作者的困難可以大大緩解。合同起草環節,可以借助格式模板、參考模板、條款庫等技術手段,快速起草合同。審查環節,可以針對合同的某一條款進行深入的交流探討,并且保留所有的討論、修改過程。審批環節可以通過自動化的流程規則,非常智能的選定恰當的人員進行審批,所有的審批意見可以保留并確保審批的效率。在履行階段,可以充分借鑒PDCA閉環控制的思想,及時的推進合同里程碑節點的事項進展,自動進行預警跟蹤。在發生異常時,可以及時分類上報。

          在合同運營管理層面,通過歷史合同信息的分析,制定出更加針對性的合同分類管理策略,從合同的簽約方選擇與淘汰、合同條款的設計、各環節風險控制措施的采用、合同績效的考核,都可以充分利用數據來支持。總之,將管控戰略的指標與合同管理事務結合,借助信息化的手段,達到管控的落地。

          管理信息化的一個重要作用是延伸組織邊界,將管理職能拓展到組織之外。而合同本身也是具備將管理自然延伸到組織之外的職能。在合同管理信息化的過程中,可以充分的發揮這樣一個職能。比如大型的制造企業或零售企業,在其采購過程中,可以將合同擬稿和簽訂進行完全電子化處理,要求供應商在電子合同平臺進行簽約,避免后續的紙質合同的簽訂。同時也把信息的錄入與核對過程分解到供應商層面,增加了信息的可靠度。

          延伸組織界限的作用還體現在知識的傳承上,管理信息化可以將外部組織的歷史知識方便的存儲并有效的檢索使用。也可以通過溝通工具及時的與外部組織成員進行討論交流。可以與公共信息資源對接,解決一些以往麻煩費時的問題。比如和企業信用網對接,可以及時查詢簽約方的信用情況。

          國內企業融資借貸,基本以固定資產作為擔保,對企業的歷史及現狀要求高,但對未來的發展考慮不夠。以預期收入作為貸款抵押,其實是目前國際通行的融資模式。它要求投資人在運作項目時,更多考慮預期收益,讓市場來決定項目如何運作,從而使投資資金得到更加審慎的運用,得到更高的回報。預期收入的載體就是合同,當企業的合同管理非常規范,貸款方可以非常便利的介入進行合同風險和效益的審查時,以預期收入作為擔保的融資方式才能夠落地,供應鏈金融也會隨之發展,這是當下金融創新可以發展的一個方向。

          總之,在當前的企業競爭情況下,充分把握合同管理的內涵,發揮信息技術的作用,緊密圍繞企業的競爭戰略,建設一套相對完善、與時俱進的合同管理信息化體系,無論企業采用聚焦戰略、差異化戰略、總成本領先戰略都能夠在合同管理信息化的實踐得到有效的體現。

           

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