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          東華軟件
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                       東華檔案數字化加工掃描服務

           

          概述

          隨著企業信息化的不斷完善,檔案數字化管理的解決方案已逐步應用到各個領域。檔案數字化是將各種紙質、照片、聲像、膠片等傳統介質的檔案信息通過計算機技術轉換為數字化的信息。完成檔案信息化的基礎建設,這些信息通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用,實現真正的資源共享。如何做好檔案數字化處理已經是企業岌待解決的問題。

          目前,急需檔案數字化處理的企業面臨的主要問題是:歷史檔案數量龐大,檔案類型復雜多樣。這些特點決定了檔案的數字化工作需要專業的掃描服務人員、合理的人員配置和規范高效的項目管理機制。

          在多年的發展過程中,東華為了滿足不同用戶對檔案數字化的處理需求,降低項目一次性投入成本和實施風險,提高生產效率,公司配備了數十臺性能卓越的檔案采集錄入設備、組建了一支工作認真、經驗豐富的專業檔案掃描加工服務隊伍,能夠為用戶提供從檔案整理、掃描加工、編目到裝訂入庫等一攬子上門服務方案,日處理量可高達數十萬頁。專業化的生產隊伍、性能卓越的錄入設備、規范高效的項目管理為用戶提供了一套貼心、省心、放心的全外包、“交鑰匙”工程。

          東華擁有自身的數字化加工工廠,可向用戶提供檔案資料的掃描服務,同時也可培養用戶的掃描隊伍,掌握掃描工具,形成用戶自身的數字化加工隊伍。我們提供的服務有:檔案整理、文檔掃描、歷史數據轉換、綜合檔案數字化工程及后續維護與加工服務。

           

          掃描加工服務的模式

           

           

          掃描加工服務流程

           

           

          根據各行業檔案資料的情況以及其他成功項目的經驗,掃描加工設置了檔案出庫、檔案運輸(可選)、檔案接收、檔案拆分整理、檔案掃描、檔案影像拆分、檔案索引著錄/質檢、檔案審核、差錯及特殊情況處理、數據導出/刻盤、檔案裝訂、檔案歸還、數據交付等十余個工序。在實施過程中,可以根據客戶的具體情況進行動態的流程優化。

           

          所需硬件設備

          高速文檔掃描儀、大幅面工程掃描儀、平板掃描儀、數碼相機、數碼攝像機、非線性編輯設備、PC服務器、PC機、磁帶機、磁盤陣列、條碼識別器、光盤刻錄機等等。

           

          掃描加工系統框圖

           

           

          • 掃描服務平臺:影像設備“軟插槽”實現多種掃描設備統一管理。
          • 索引錄入:對索引數據進行歸檔錄入操作,支持OCR自動識別。
          • 審核發布:檔案資料信息審核,未通過的進行信息反饋。
          • 歸檔服務:索引數據和檔案影像數據的電子檔案庫歸檔接口。
          • 光盤刻錄:可以實現對歸檔數據的光盤刻錄操作,實現數據的安全備份。
          • 圖像處理:對進行歸檔操作的數字化檔案信息進行圖像處理操作。
          • 單盤查詢:對刻錄的光盤進行電子檔案數據查詢。
          • 修改模塊:未審核通過的索引數據進行修改操作。
          • 統計報表:可以對工作量等進行報表統計。
          • 系統管理:對系統配置參數進行靈活設定。
          • 信息反饋:流程環節間通信。

           

          解決方案特點

          1.科學流程定制和管理制度

          通過多年各行業檔案掃描服務經驗的總結,專業影像掃描方案包含科學的工作流程定義和嚴格的管理制度。

          • 兩種掃描流程
            • 集中掃描(部門收集、統一整理、集中掃描、索引錄入、實物歸檔)
            • 分散掃描(部門收集整理、獨立掃描、遠程索引錄入、分布實物歸檔)

            客戶可以根據自身的特點實現獨立部門的單獨檔案歸檔,也可以進行檔案資料的集中統一掃描。

          • 管理制度

            主要由人員管理制度、場地管理制度、流程管理制度、質量保障制度、設備管理制度和數據安全管理制度組成。通過嚴格明確的制度化管理,可以有效保障掃描人員的工作規范性和科學性,杜絕出現意外操作的各種可能,同時對突發情況有相應的可預見意外處理方案,保證在突發情況下的風險損失降至最低。

          2.專業掃描團隊

          專業影像掃描方案組建的掃描團隊成員均多年參與影像掃描工作,熟悉相關工作流程和管理制度,在熟練程度和工作技巧方面是非常出色的。成熟的團隊綜合科學的工作流程,能夠保證海量檔案歷史數據在盡可能短的時間內保質保量的完成任務。

          3.專業影像掃描設備

          專業化的影像掃描設備是歷史檔案數字化處理的基礎,是決定檔案掃描效率和質量的基礎因素。東華與掃描儀廠商(柯達、貝靈巧、佳能等)建立了長期的戰略合作伙伴關系和優惠的價格策略,能為專業影像掃描方案提供多種設備供應方式。租借方式可以有效降低客戶成本投入,對于專業寬幅掃描儀使用頻度相對不高,而設備價格昂貴,可以通過租借方式使用。對于通用型A4等篇幅檔案掃描設備可以根據歷史檔案資料的數據量靈活購買,實現檔案錄入工作的最高效率和設備飽和工作。

          4.靈活多樣的服務模式

          東華的掃描服務采取靈活多樣的方式來適應不同客戶的需求。既可以在客戶指定的場所進行掃描加工;也可以完全外包給東華,由東華提交最終掃描成果和原始檔案;還可以采用和用戶協商的方式。

           

          應用行業

          任何需要將紙質或其他非數字化檔案進行數字化處理和管理的領域都有這樣的需求。特別是保險、銀行、證券、房地產、稅務、圖書館、檔案局(館)、政府等。

           

          典型客戶

          廣州市房地產檔案館

          廣州市社保基金管理中心

          增城市社保基金管理中心

          北京市國土資源局

          淮南市房產產權和市場管理處

          湖北羅田縣、團風縣、陽新縣房地產管理局

          中國聯通北京北京分公司

          中國銀行股份有限公司

           

          品質保證

          東華的專業檔案掃描方案提供專業級的單證資料數字化處理,保證掃描影像的清晰度99%以上、掃描精度200DPI-300DPI、影像準確率100%、影像和索引匹配準確率100%、檔案裝訂還原準確率100%、檔案掃描過程破損和丟失率0%。

           

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